「事務職をやってみたいけど、来客対応はする必要があるの？」、「来客対応って何をするの？」とお悩みではありませんか？
来客への対応を事務職がする職場も多数あります。
この記事では、事務職の来客対応についてご紹介します。
事務の仕事で来客対応はするの？
部署や任されている仕事によってはしなくていい場合もあるが、自分の部署に来客があった場合は、対応する必要がある可能性が高いです。
総務事務や中小企業の場合は、事務職であっても来客対応をする機会はあると考えておいてよいでしょう。
来客対応はなぜ重要なのか
来客対応は、会社の顔とも言える重要な役割を担っています。
会社のイメージを左右する
来客は会社や社員の印象を来客対応を通じて判断することが多いです。
丁寧で親切な対応をすることは、会社の信頼性を高めることにつながりますし、好印象を与える効果も期待できます。
一方で、不丁寧な対応をしてしまうと、会社のイメージを損なうことになりかねません。その結果、顧客離れの原因となる可能性があるのです。
顧客満足度向上に貢献
来客のニーズを正確に把握し、迅速かつ適切に対応することで、顧客満足度を向上させることができます。
顧客との良好な関係を築き、リピーター獲得や売上向上に貢献します。
スムーズな業務遂行をサポート
来客対応をスムーズに行うことで、業務の遅延を防ぎ、効率化を図ることができます。
必要書類の準備や関係者への連絡など、事前準備をしっかりと行うことが重要です。
来客のニーズを正確に把握し、迅速かつ適切に対応することで、顧客満足度を向上させることができます。
顧客との良好な関係を築き、リピーター獲得や売上向上に貢献します。
初心者向け：来客対応のステップバイステップ
来客対応の一般的な流れをお伝えします。
来客対応の方法は会社によっても異なりますので、実際に仕事で対応をする際は先輩などに確認をしてみてください。
1. お出迎えの基本マナー
お出迎えの基本マナーとしては、笑顔で明るく挨拶することが肝心です。
来客の目を見て、「いらっしゃいませ」と笑顔で挨拶し、敬語を使用して丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。
また、名札を着用し、会社名と自分の名前を名乗ることで、来客が相手の名前を認識しやすくなります。
相手に失礼のないよう、言葉遣いには特に注意が必要です。
このような役割とマナーを守ることによって、来客に良い印象を与え、会社のイメージを高めることができます。
事務職の来客対応は、単に受付業務にとどまらず、会社の顔としての重要な役割を担っています。
2. 応接室への案内の仕方
応接室への案内の仕方には、いくつかのマナーが存在します。
まず、来客を応接室に案内する際は、先導して歩くことが基本です。
来客の後ろを歩きながら、道を示すようにします。
また、ドアの開け閉めは来客のために行い、礼儀正しく行動します。
ドアを開ける際は、先に来客が通れるように気を配ります。
狭い場所では、来客に体を譲ることでスムーズな移動を助けます。
これらの細やかな気配りが、来客に安心感を与えます。
さらに、応接室での座席の案内も大切な役割です。
上座を案内し、来客に座るよう促します。これにより、来客に敬意を表します。
また、お茶もお出しします。。
このような心遣いが、来客に対するおもてなしの心を伝えることにつながります。
まとめ
この記事では事務の来客対応について解説しました。
会社によって異なりますが、事務職でも来客対応をすることはあります。
対応の流れとしては、来客の名前や目的を確認し、応接室などに通す、お茶をお出しすると言った形です。
