「未経験から事務職に応募するけど、面接でどんなことを聞かれるんだろう」と疑問に思われていませんか。
この記事では、一般的な事務職の面接での質問と、私が実際に聞かれた質問をご紹介します。
事務職未経験の面接でよく聞かれる質問
自己紹介
これまでの経歴：単に職歴を羅列するのではなく、それぞれの経験で得たスキルや成果を具体的に説明しましょう。
事務職を目指す理由：事務職を選んだ理由だけでなく、なぜその職種に興味を持ったのか、どのようなキャリアを築きたいのかを明確に伝えましょう。
志望動機：単に「御社の仕事に興味がある」だけでなく、その会社でなければ得られない経験や成長があることを具体的に示しましょう。
自己PR：自分の強みだけでなく、それをどのように仕事で活かせるのかを具体的に説明しましょう。
例：
- 私は大学で心理学を専攻しており、卒業後はコールセンターで3年間勤務していました。コールセンターでは、顧客対応スキルや問題解決能力を身につけました。事務職では、これらのスキルを活かして、お客様に迅速かつ丁寧な対応を提供したいと考えております。
- 貴社の「お客様第一主義」という理念に共感し、私もお客様に寄り添った仕事に携わりたいと思い、志望いたしました。
- 私の強みは、コミュニケーション能力と協調性です。大学時代はテニスサークルに所属しており、チームワークを重視しながら目標達成に向けて努力してきました。事務職でも、チームの一員として積極的に貢献したいと考えております。
業務経験
過去の経験で活かせるスキル：事務職と直接関係のない経験でも、活かせるスキルを見つけ出すことが重要です。
事務職で役立つ経験：過去の経験で得たスキルを、事務職でどのように活かせるのかを具体的に説明しましょう。
未経験を補うための努力：未経験であることを自覚し、どのように補うための努力をしているのかを伝えましょう。
例：
- コールセンターでの顧客対応経験は、事務職での顧客対応に活かせると思います。また、ExcelやWordなどの基本的なパソコンスキルも習得しています。
- 未経験であることを補うため、事務職のスキルアップ講座に通っています。また、友人や家族に事務職の仕事について話を聞いたり、実際に事務職で働いている人にアドバイスをもらったりしています。
スキル・能力
パソコンスキル：具体的なスキルレベルを伝えるだけでなく、どのように習得したのか、どのように仕事で活かせるのかを説明しましょう。
コミュニケーション能力：具体的なエピソードを用いて、自分のコミュニケーション能力をアピールしましょう。
協調性：チームワークを重視した経験を具体的に説明しましょう。
柔軟性：変化に柔軟に対応できる具体的なエピソードを説明しましょう。
例：
- パソコンスキルは、大学で情報処理の授業を受け、資格も取得しています。また、前職では、Excelを使って資料作成やデータ分析を行っていました。
- 私は人と話すことが好きで、大学時代はイベントサークルでリーダーを務めました。イベントを成功させるためには、メンバーと協力して役割分担をすることが重要です。
- 前職では、急なトラブルにも臨機応変に対応し、問題解決に向けて努力しました。
志望動機・熱意
なぜ事務職なのか：事務職を選んだ理由だけでなく、どのような仕事に携わりたいのかを具体的に説明しましょう。
なぜその会社なのか：その会社を選んだ理由だけでなく、その会社でなければ得られない経験や成長があることを具体的に示しましょう。
入社後にどのように貢献したいか：具体的な目標や計画を説明しましょう。
熱意：言葉だけでなく、表情や態度でも熱意を表現しましょう。
例：
- 事務職は、様々な人と関わりながら、会社を支える重要な仕事だと考えております。
- 貴社の「お客様第一主義」という理念に共感し、私もお客様に貢献したいと思い、志望いたしました。
- 入社後は、まずは先輩から学びながら、正確で丁寧な仕事ができるように努力します。将来的には、チームリーダーとして後輩指導にも携わりたいと考えております。
逆質問
会社について：企業理念や事業内容だけでなく、社風や働き方についても質問しましょう。
仕事内容について：具体的な業務内容だけでなく、求められるスキルやキャリアパスについても質問しましょう。
研修制度について：どのような研修制度があるのか、どのようにスキルアップを支援しているのか質問しましょう。
その他
服装：清潔感のある服装を心がけましょう。
時間厳守：時間に遅れないようにしましょう。
面接官とのコミュニケーション：面接官と積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
面接後のフォロー：面接後にお礼状を送るなど、フォローを忘れずにしましょう。
事務職未経験の面接で好印象を与えるポイント
事務職未経験の人が面接に臨む際、特に下記の点に気を付けてみてください。
- 明るくハキハキと話す
- 面接官の目を見て話す
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- メモを取る
- 質問にしっかりと答える
- 積極的に質問する
- 熱意を伝える
私が実際に聞かれた質問
過去の経歴について簡単に説明してください
履歴書に学歴や職歴を記入するのは一般的ですが、口頭で自己の経歴を一通り説明する機会も少なくありません。
特にいろいろ経験を持つ方は、事前にその内容を整理し、説明できるように練習しておくことがおすすめされます。
こうすることで、面接の場で、スムーズに自己紹介を行うことができます。
履歴書での疑問点について（空白期間があったため）
私は経歴に1年程空白期間があったため、それについては必ず説明を求められました。
面接官が納得できる理由があれば問題ないと思います。
事務職の経験
私は新卒で事務職についた訳ではなかったので、初めての事務職面接の時は素直に過去に経験がないことを話しました。
ただし、前職で事務職としてもアピールできるポイントを探して、それについて話しました。
例えば、前職が販売であった場合はコミュニケーション能力を身に着けたとアピールしたり、電話対応や在庫管理でパソコンを使っていたなどの点をアピールできると思います。
その会社を受けた理由・自社のことを知っていますか
事務職に就きたい理由よりも、応募する会社を選んだ具体的な理由を述べるべきです。
現代ではスマートフォンを利用して容易に情報収集が可能なため、最低限、その会社のホームページくらいは事前に確認しておくことが求められます。
こうした準備をすることで、面接時に会社への理解度と興味の深さをアピールすることができます。
業界への興味
福祉関連の事務職の面接で「ボランティア経験があるか」と聞かれたことがあります。
職場での実務に対応できるか
来客対応や電話応対、Excelを使用した業務などのスキルが求められることは珍しくありません。
しかし、これらができないにも関わらずできると答えてしまうのは、採用された後に問題を引き起こす原因となるため避けるべきです。
できない場合は、「できないですが、学んでいきたい」という前向きな姿勢を示すことが望ましいです。
ただし、求められる業務が自分には無理だと感じた場合は、その職場への応募を見送る方が賢明だと考えられます。
採用条件に問題がないか
採用条件に関しては、派遣や契約社員として働く際に、正社員になれないことを含めて問題がないか確認されることがあります。
このような質問に対しては、自分自身がその条件で働くことに納得している場合、「問題なければ大丈夫です」と返答するのが適切です。
重要なのは、事前に自分が働く条件をよく理解し、それに対して何の疑問もないことを確かめることです。
そうすることで、就業後に予期せぬ問題や不満が生じることを避けることができます。
質問はありますか
面接の最後に「質問はありますか」と聞かれることはよくあります。この質問に対して「ない」と答えると、その会社への興味がないとみなされることがあります。
質問を一つしか用意していない場合、面接中にその話題が出てしまい、質問する機会を失うこともあるため、2～3個の質問を準備しておくと安心です。
例えば、「職場の雰囲気はどうですか」という質問は、実際の働きやすさや社内の人間関係について知る良い機会となります。
面接で質問をすることは、自分がその会社で働くイメージを持つためにも、また面接官に自分の積極性をアピールするためにも重要です。
自分はどんな性格だと思うか
面接で「自分はどんな性格だと思うか」と問われた際には、謙遜し過ぎたり、自分の性格をネガティブに表現するのは避けるべきです。
「友人からは明るいとよく言われます」といった、ポジティブで柔らかい表現を用いることが望ましいです。
このように答えることで、面接官に対して自分が人と良好な関係を築ける社交的な人物であることを印象付けることができます。
また、自分の長所や他人からの肯定的な評価を自然に話すことで、自信があり、かつ謙虚な態度を示すことができます。
結婚の予定（本当はＮＧ質問です！）
最近はコンプライアンスも厳しいので聞かれないと思うが、私は必ず聞かれていた質問です。
企業側からすると、すぐに退社されたり、育児休業を取られると困るというのが本音だと思います。
答えないというのが正しいとも言えるが、会社側の心証を考えて答えた方いいとも言えます。
結婚の予定がある（結婚している）ことが不利になる訳ではないので、結婚の予定がある場合でも、長く務める意思を伝えるべきです。
まとめ
この記事では、事務職でよく聞かれる質問について解説しました。
特に事務職の面接が未経験の場合は、面接でよく聞かれる質問を事前に把握して備えておくべきです。
上記のポイントを参考に、面接対策を行い、内定を獲得しましょう。
