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電話対応が苦手だけど事務職に就きたい!明日から役立つ実践的なヒント

スキル

事務職にとって、電話対応は避けられない重要な業務です。

しかし、「声が震えてうまく話せない」「何を聞かれているのか聞き取れない」など、電話対応が苦手な人も少なくありません。

この記事では、電話対応が苦手な原因と克服方法を詳しく解説します。

さらに、電話対応のポイントやマニュアル作成のコツ、役立つツールや練習方法まで、実践的な情報を満載でお届けします。

今から転職するなら電話対応がないか少ない求人を選ぶのも手

管理人も事務職を長年経験しましたが、電話が苦手です。

ですので、3社やってきて最も働きやすかった職場は「電話対応が支店からの基本取次しかない仕事」でした。

(その職場が良かった要因はほかにもありますが)

電話対応が苦手なら、克服するのも方法ですが、電話対応がない(少ない)仕事を選ぶのもおすすめです。

特に外部に公表している代表電話に出る必要がある職場だと、どうすればいいか分からない電話や暴言や一方的な事を言われる電話に出る必要があります。

電話対応が苦手なら、得意になるという考え方も重要ですが、できるだけ電話対応が少ない職場を選ぶことも考えてください。

電話対応が苦手な原因

電話対応が苦手な理由は人によって様々ですが、主な原因として以下の5つが挙げられます。

緊張してしまう

電話越しだと相手の様子が見えないため、緊張してしまうことがあります。

特に、初めて話す相手や目上の人との電話は、より緊張を感じるでしょう。

聞き取りにくい

電話越しだと声が聞き取りにくい場合があり、相手の言っていることが理解できないことがあります。

また、早口で話される場合や、周囲の音が大きい場合も聞き取りにくくなります。

何を話せば良いかわからない

電話で聞かれた質問に答えられなかったり、適切な対応方法がわからなかったりして、困ってしまうことがあります。

自信がない

過去の失敗体験から、電話対応に自信が持てなくなってしまうことがあります。

過去のトラウマ

過去に、電話で怒鳴られたり、クレームを受けたりした経験から、電話対応に苦手意識を持つことがあります。

電話対応を克服するための方法

電話対応が苦手な人は、以下の方法を試してみることで克服できます。

練習あるのみ!

実際に電話をかけて練習したり、同僚と電話対応の練習をしたりすることで、慣れていくことができます。

メモを取ろう

電話の内容をメモすることで、聞き漏らしを防ぎ、スムーズな対応が可能になります。

マニュアルを作ろう

よく聞かれる質問や対応方法をマニュアルにまとめておくことで、自信を持って電話対応できるようになります。

マニュアルといっても自分に分かればいいメモのようなもので十分です。

それを持っていることで安心しますし、お守りにもなります。

まとめ

電話対応は、事務職にとって重要なスキルです。

苦手な人は、今回紹介した克服方法やポイントを参考に、練習を積み重ねることで克服できるかもしれません。

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