事務職は、企業の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。
しかし、具体的な仕事内容は職種や企業によって様々です。
この記事では、事務職の仕事内容をより具体的に理解するために、以下の項目について解説します。
- 事務職の仕事内容の分類
- 各仕事内容の詳細と具体的な例
- 事務職に必要なスキル
事務職の仕事内容の分類
事務職の仕事内容は大きく以下の4つに分類できます。
- 書類作成・処理
- データ入力
- 電話・メール対応
- その他（来客対応、郵便物処理、備品管理など）
次の項目から、それぞれの仕事内容について解説します。
各仕事内容の詳細と具体的な例
書類作成・処理
書類の作成・処理としては、以下のような仕事内容があります。
- 議事録、報告書、見積書、請求書などの書類作成
- 資料の印刷、製本、ファイリング
- 書類の整理、保管、廃棄
- データに基づいた資料作成
- プレゼンテーション資料作成
自分が所属する部署で必要な書類を作成、管理する仕事です。
書類作成にはWordやExcelを使うことが多いですが、社内の専用ソフトを使って作成する場合もあります。
データ入力
データ入力としては、以下のような仕事内容があります。
- 顧客情報、商品情報、売上情報などのデータ入力
- データの集計、分析
- データベースの構築、管理
書類の作成と同じくパソコンを使った業務です。
Excelのほかにも、データベースソフトであるAccessを使うこともあります。
私が経験した職場ではAccessを使う職場はそこまで多くありませんでした。
また、事務職の人すべてがAccessを使うわけではなく、データベースやパソコンに詳しい人が担当するという形でした。
電話・メール対応
電話やメールの対応としては、以下のような仕事内容があります。
- 顧客からの問い合わせ対応
- 取引先との連絡
- 社内連絡
- メール作成、送受信
事務職では、職場にかかってきた電話は取る必要があると思ってよいです。
私は3社経験しましたが、電話対応がないところはありませんでした。
その他
その他の仕事としては、以下のような仕事内容があります。
- 来客対応
- 郵便物処理
- 備品管理
- スケジュール管理
- 社内イベント企画
- 掃除・環境美化（小規模な職場の場合）
上記の仕事は、特に中小規模の職場の場合は1～2名程度の担当者が行うということもあります。
会社によっても異なりますが、特に総務事務の場合は、ほかの部署に属さない仕事は担当するという風になっていました。
事務職に必要なスキル
事務職に必要なスキルは、職種や企業によって異なりますが、一般的には以下のスキルが求められます。
- 基本的なITスキル（Word、Excel、PowerPointなど）
- 日本語能力（読み書き、話す）
- コミュニケーション能力
- 事務処理能力（正確性、スピード）
- 時間管理能力
- 柔軟性
- 協調性
- データベース（Access）の使用
まとめ
事務職の仕事内容は、企業や職種によって様々ですが、書類作成・処理、データ入力、電話・メール対応、その他といった4つのカテゴリーに分類できます。
